W erze cyfrowych transakcji, zagadnienia związane z bezpieczeństwem danych oraz uwierzytelnianiem stają się niezwykle istotne. Rozporządzenie eIDAS (Electronic Identification and Trust Services Regulation) to europejska inicjatywa, mająca na celu ujednolicenie i zabezpieczenie procesów elektronicznej identyfikacji oraz usług zaufania w ramach Unii Europejskiej. Dla przedsiębiorców, którzy przetwarzają wrażliwe dane osobowe Kandydatów, znajomość i stosowanie przepisów eIDAS jest kluczowa.

Czym jest eIDAS?

Termin „eIDAS” to skrót od Electronic Identification and Trust Services Regulation, co można przetłumaczyć jako Rozporządzenie w sprawie elektronicznej identyfikacji i usług zaufania.

To akt prawny z dnia 23 lipca 2014 r. Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE. Reguluje zasady transakcji i identyfikacji elektronicznej osób fizycznych i prawnych. Ma na celu stworzenie jednolitego rynku elektronicznych usług zaufania w całej Europie. W Polsce eIDAS obowiązuje od 1 lipca 2016 roku.

Rozporządzenie eIDAS skupia się na kilku głównych obszarach:

• Elektroniczna identyfikacja: eIDAS umożliwia legalne uznawanie i używanie elektronicznych dowodów tożsamości w całej UE. Dzięki temu agencje rekrutacyjne mogą przyspieszyć proces weryfikacji tożsamości kandydatów i sprawić, że będzie on bardziej łatwiejszy i wygodniejszy.
• Usługi zaufania: Rozporządzenie wprowadza standardy dotyczące usług zaufania, takie jak elektroniczne podpisy i pieczęcie czasowe. Te usługi pomagają w zarządzaniu dokumentami i zwiększają bezpieczeństwo przechowywanych informacji.
• Bezpieczeństwo i ochrona danych: eIDAS zawiera rygorystyczne przepisy dotyczące bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych. Dla agencji rekrutacyjnych, które często przetwarzają dane osobowe, jest to niezwykle istotne, zwłaszcza w kontekście RODO (Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych).

Rozporządzenie eIDAS a podpis elektroniczny

Podpis elektroniczny stanowi kluczowy element eIDAS, które reguluje identyfikację elektroniczną i usługi zaufania na rynku wewnętrznym Unii Europejskiej.

W rozporządzeniu zawarty jest opis: „podpis elektroniczny oznacza dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis” (artykuł 3, punkt 10). Oznacza to, że według rozporządzenia podpis elektroniczny to dane, które zostały celowo wykorzystane do autoryzacji jakiejś zawartości w formie cyfrowej i można udowodnić, że są one powiązane z podpisywanym dokumentem.

Podpis elektroniczny to zaawansowane narzędzie identyfikacji elektronicznej umożliwia potwierdzenie tożsamości za pomocą cyfrowego podpisu. Aby go używać, konieczne jest posiadanie kwalifikowanego certyfikatu, wydawanego przez zaufane podmioty, które spełniają rygorystyczne standardy unijne. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest weryfikowany za pomocą certyfikatu wydanego przez instytucje takie jak Narodowe Centrum Certyfikacji (NCC) lub Polskie Centrum Certyfikacji (PCC). Zapewnia on większą pewność co do tożsamości osoby składającej podpis.

Rodzaje podpisów elektronicznych

Podpis elektroniczny może być zwykły (niekwalifikowany), zaawansowany lub kwalifikowany.

Zwykły podpis niekwalifikowany (w naszym sklepie ten typ określamy jako podpis ShiftME) to podstawowy rodzaj podpisu elektronicznego. Jest mniej zaawansowany technologicznie niż podpis zaawansowany i kwalifikowany, nie jest oparty na kwalifikowanym certyfikacie. Podpis ShiftME jest bezpieczny, spełnia wszystkie regulacje i wymogi dotyczące ochrony danych osobowych. Do e-podpisu dołączony jest plik, który zawiera dane osobowe osób podpisujących dokument, ich numery IP oraz konkretną metodę identyfikacji.

Podpis zaawansowany używany jest do niektórych dokumentów, podpiszemy nim na przykład: umowę zlecenie z obywatelem Polski, oświadczenia ZUS, regulaminy wewnętrzne firmy, zaświadczenia o zatrudnieniu, oświadczenia o dotychczasowym zatrudnieniu, kwestionariusze osobowe, klauzule informacyjne.

Większość dokumentów możemy natomiast podpisać podpisem kwalifikowanym – to cyfrowy odpowiednik tradycyjnego, odręcznego podpisu. Jest on generowany za pomocą technologii kryptograficznych i jest unikalny dla każdej osoby. Głównym celem podpisu elektronicznego jest zapewnienie autentyczności i integralności dokumentów. Podpis elektroniczny kwalifikowany jest prawnie równoważny z pisemnym własnoręcznym podpisem i stanowi wyrażenie woli danej osoby.

Transakcje elektroniczne i e-podpis

Podpis elektroniczny ma szczególne znaczenie w transakcjach elektronicznych. Dzięki niemu można składać cyfrowe podpisy w dokumentach biznesowych online, takich jak umowy handlowe, umowy najmu, umowy o pracę oraz wiele innych. Wykorzystując podpis elektroniczny, firmy mogą skracać czas potrzebny na finalizację umów i inne procesy biznesowe, co jest kluczowe w dzisiejszym świecie, w którym czas jest cennym zasobem. Zdalne podpisywanie umów poprzez e-podpis to proces, który jest uznanym i akceptowanym środkiem dowodowym w państwach członkowskich Unii Europejskiej. Jednocześnie zapewnia to bezpieczeństwo transakcji i zgodność z przepisami prawnymi.

Wymogi prawne i Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady

Wszystkie państwa członkowskie Unii Europejskiej są zobowiązane do wdrożenia i przestrzegania rozporządzenia eIDAS, co obejmuje również zapewnienie zgodności swoich narodowych przepisów dotyczących identyfikacji elektronicznej oraz usług zaufania z wymogami unijnymi. To kluczowe dla zapewnienia spójności i bezpieczeństwa transakcji elektronicznych na terenie UE. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych stanowi podstawę dla tych działań.

Rozporządzenie eIDAS wprowadza standaryzację w zakresie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania. Jednym z jego głównych celów jest umożliwienie transgranicznych transakcji elektronicznych w sposób bezpieczny i wiarygodny. Dzięki niemu, cyfrowe podpisy kwalifikowane oraz inne formy identyfikacji elektronicznej są uznawane na równi z tradycyjnymi podpisami odręcznymi, co zwiększa pewność prawną w transakcjach online.

Dlaczego rozporządzenie eIDAS jest tak ważne dla agencji rekrutacyjnych?

Rozporządzenie to jest bardzo ważne dla agencji rekrutacyjnych, które dążą do zwiększenia efektywności, bezpieczeństwa i transparentności swoich procesów. Zapewnia ono możliwość korzystania z elektronicznych dowodów tożsamości i usług zaufania, co pozytywnie wpływa na rekrutację i zarządzanie danymi. Jednocześnie jednak wymaga przestrzegania rygorystycznych przepisów dotyczących bezpieczeństwa i ochrony danych, co jest kluczowe w erze przepisów RODO.

W naszej agencji ShiftME, stosowanie się do zasad rozporządzenia eIDAS jest integralną częścią naszej działalności. Pozwala nam podnieść efektywność pracy i zapewnić bezpieczeństwo naszym Klientom. Jesteśmy przekonani, że wartość podpisów elektronicznych oraz weryfikacji tożsamości online i usług zaufania będzie wciąż rosnąć, w miarę rozwoju technologii i potrzeb biznesowych firm. W ShiftME priorytetem jest zapewnienie naszym Klientom i Kandydatom najwyższego poziomu usług i bezpieczeństwa w procesie rekrutacji.

Jak eIDAS wpływa na agencje rekrutacyjne?

Szybsza i bardziej efektywna rekrutacja: Dzięki elektronicznym dowodom tożsamości agencje mogą znacznie przyspieszyć proces weryfikacji tożsamości kandydatów, co skraca czas rekrutacji i pozwala na szybszy kontakt z potencjalnymi pracownikami.

Mniejsze ryzyko oszustw: Elektroniczne podpisy i pieczęcie czasowe pomagają w zweryfikowaniu autentyczności dokumentów i zapobiegają fałszerstwom. To ważne w przypadku sprawdzania referencji i dokumentów kwalifikacyjnych kandydatów.

Większa ochrona danych: Rozporządzenie eIDAS nakłada rygorystyczne standardy bezpieczeństwa i ochrony danych, co pomaga agencjom rekrutacyjnym w zachowaniu zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. To kluczowe, aby uniknąć potencjalnych konsekwencji prawnych i zabezpieczyć prywatność kandydatów.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)