Dziś opowiemy Wam historię współpracy, która w znacznym stopniu odmieniła funkcjonowanie agencji pracy PARETTi. Przed firmą stało wyzwanie – potrzebowali narzędzia, które nie tylko usprawniłoby procesy kadrowe, ale także pozwoliło szybko reagować na dynamicznie zmieniające się potrzeby ich klientów.
Po wdrożeniu Asystenta HR, czas pracy koordynatora do obsługi jednej firmy zmniejszył się z 150 do zaledwie 12 godzin roboczych.
Dzięki wdrożeniu Asystenta HR i zmodernizowaniu procedur kadrowych, firmie PARETTi udało się zaoszczędzić 126 000 zł w ciągu jednego roku.
Cały proces obsługi pracy dorywczej oraz zarządzania pracownikami tymczasowymi został usprawniony i znacznie przyspieszony. Jak tego dokonaliśmy i na czym polegały zmiany? Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak wprowadzenie aplikacji Asystent HR pomogło PARETTi i jak może pomóc również Twojej firmie.
Przed wdrożeniem Asystenta HR
Zarządzanie setkami pracowników tymczasowych oraz obsługa klientów wymagała ogromnych nakładów czasu i wysiłku. Proces rekrutacji i koordynacji pracowników opierał się na tradycyjnych metodach, co oznaczało, że każde zapotrzebowanie na pracowników na konkretny dzień musiało być ręcznie przetwarzane przez zespół HR. To zajmowało nawet kilka godzin dziennie, prowadząc do opóźnień i błędów, które nie tylko frustrowały pracowników, ale i odbijały się negatywnie na zadowoleniu klientów.
Agencja pracy postanowiła poszukać efektywnego rozwiązania, które umożliwi szybką i sprawną obsługę klientów w kontekście leasingu pracowniczego oraz zatrudniania pracowników tymczasowych. Kluczowe dla firmy było szybkie reagowanie na dynamiczne zmiany zapotrzebowania klientów, co wymagało elastyczności i innowacyjności w podejściu do zarządzania zasobami ludzkimi.
Celem było skrócenie czasu reakcji na zapotrzebowanie klientów, co pozwoliłoby agencji szybko dostarczać pracowników, zwiększając jednocześnie satysfakcję klientów i poprawiając wizerunek firmy. Jednocześnie firma dążyła do minimalizacji kosztów operacyjnych i odciążenie koordynatorów od ogromnego nakładu pracy.
Rozwiązanie, które zaproponowaliśmy
Po zapoznaniu się z potrzebami agencji pracy, zaproponowaliśmy wdrożenie zaawansowanego oprogramowania – Asystenta HR od ShiftME – do automatyzacji żmudnych zadań i optymalizacji działań HR.
Asystent HR to wszechstronne narzędzie, które zostało specjalnie zaprojektowane z myślą o automatyzacji procesów zarządzania zasobami ludzkimi. Dzięki swoim funkcjom i możliwościom personalizacji, umożliwia agencjom pracy dostosowanie się do różnorodnych potrzeb klientów oraz zapewnia płynne i efektywne zarządzanie pracą, szczególnie pracą dorywczą.
Zaletą Asystenta HR są automatyczne działania, szybkie przetwarzanie informacji oraz błyskawiczna reakcja na zmiany w zapotrzebowaniu klientów. Dzięki temu agencja pracy może elastycznie dostosowywać się do potrzeb rynku oraz gwarantować klientom jeszcze szybsze wsparcie w zakresie rekrutacji i zarządzania pracownikami tymczasowymi.
Asystent HR posiada intuicyjny interfejs użytkownika, który sprawia, że obsługa jest łatwa. Sprawnie można korzystać z oprogramowania, bez konieczności długotrwałego szkolenia. W przypadku pytań, mamy przygotowaną bogatą Bazę Wiedzy, w której można znaleźć instrukcje i poradniki do obsługi narzędzia.
Jak działa obsługa pracowników tymczasowych przez aplikację Asystent HR?
Asystent HR to narzędzie, które składa się z oprogramowania dla firmy oraz aplikacji mobilnej dla pracowników.
Program umożliwia pracodawcy szybkie i wygodne zgłaszanie zapotrzebowania na pracowników. Proces ten został zoptymalizowany i zajmuje zaledwie 2 minuty, bez potrzeby bezpośredniego kontaktu z koordynatorem agencji.
Po zgłoszeniu zapotrzebowania, aplikacja automatycznie powiadamia pracowników tymczasowych agencji pracy o dostępnych zmianach za pomocą powiadomień na ich urządzeniach mobilnych. To sprawia, że pracownicy mogą szybko i wygodnie przeglądać dostępne godziny pracy oraz zapisywać się na wybrane zmiany bezpośrednio za pośrednictwem aplikacji. Dzięki temu eliminowane są opóźnienia związane z koniecznością kontaktowania się telefonicznie lub mailowo, co przekłada się na zwiększenie efektywności i szybkości procesu.
Ważnym elementem Asystenta HR jest autonomiczny planer, który planuje pracę, kontaktuje się z pracownikami, potwierdza oferty, a gdy zbliża się rozpoczęcie zmiany, przypomina o tym pracownikom. Do brygadzisty wysyła powiadomienia o tym, kto i kiedy przyjdzie do pracy, kogo nie będzie oraz kto będzie w zastępstwie. Wszystkie informacje są dostępne w czasie rzeczywistym dla pracodawcy.
W przypadku zgłoszenia nieobecności pracownika, Asystent HR automatycznie rozpoczyna proces poszukiwania zastępstwa spośród dostępnych pracowników agencji. Wykorzystując zaawansowane algorytmy, system dokonuje szybkiej analizy dostępności pracowników i powiadamia ich o nowej zmianie. To pozwala na zapewnienie ciągłości pracy bez konieczności angażowania dodatkowych zasobów ludzkich w poszukiwania zastępstwa, co przekłada się na oszczędność czasu i zasobów.
Po wdrożeniu Asystenta HR – wyniki
Wprowadzenie Asystenta HR umożliwiło agencji PARETTi błyskawiczne zarządzanie pracownikami tymczasowymi. Proces, który kiedyś trwał godziny, teraz może zająć zaledwie kilka minut. Dzięki aplikacji mobilnej, która jest dostępna dla wszystkich pracowników tymczasowych agencji, każdy może na bieżąco śledzić dostępne zmiany i zapisywać się na nie bezpośrednio przez telefon.
Gdy pracownik zgłasza nieobecność, system Asystenta HR automatycznie szuka zastępstwa spośród dostępnych pracowników, co zapewnia ciągłość pracy bez potrzeby ręcznego poszukiwania zastępstwa przez koordynatora. Grafik pracy jest dynamiczny i dostępny online zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników, co znacznie usprawnia komunikację i zarządzanie.
Przed wdrożeniem Asystenta HR:
60 obsługiwanych pracowników – 150 h pracy działu HR – 74% skuteczności zatrudnienia
Po wdrożeniu Asystenta HR:
400 obsługiwanych pracowników – 12 h pracy działu HR – 96,80% skuteczności zatrudnienia
Biorąc pod uwagę oszczędzone godziny pracy oraz zaangażowanie koordynatorów, dzięki wdrożeniu Asystenta HR firmie PARETTi udało się zaoszczędzić 126 000 zł w ciągu jednego roku.
Wdrożenie Asystenta HR od ShiftME przyniosło znaczące korzyści dla firmy. Asystent HR:
- Zapewnia efektywność operacyjną: Proces rekrutacji oraz zarządzania pracownikami tymczasowymi uległ znacznemu przyspieszeniu i usprawnieniu. Dzięki zastosowaniu Asystenta HR, agencja pracy może błyskawicznie reagować na zmieniające się zapotrzebowanie kadrowe swoich klientów. Eliminacja zbędnych procedur manualnych oraz automatyzacja kluczowych etapów procesu pozwoliły na skrócenie czasu potrzebnego na znalezienie odpowiednich kandydatów do pracy, co przekłada się na szybsze wypełnianie wakatów i zwiększenie wydajności operacyjnej.
- Zapewnia większą elastyczność: Asystent HR umożliwia agencji pracy łatwe zarządzanie zmianami i zastępstwami. Firma może szybko reagować na potrzeby klientów. To pozwala na optymalne wykorzystanie zasobów ludzkich oraz zapewnienie ciągłości pracy nawet w sytuacjach nagłych, takich jak nieoczekiwane absencje pracowników.
- Oszczędza czas i koszty: Wdrożenie Asystenta HR przyczyniło się do znaczącej redukcji kosztów. Automatyzacja procesów pozwala na minimalizację czasu potrzebnego na realizację poszczególnych zadań, co skutkuje oszczędnością zarówno czasu, jak i pieniędzy. Ponadto, eliminacja zbędnych kosztów związanych z ręcznym zarządzaniem procesami oraz redukcja ryzyka popełnienia błędów skutkuje zwiększeniem efektywności działań agencji pracy.
- Wpływa na zadowolenie klientów i pracowników: Wprowadzenie Asystenta HR przyczyniło się do poprawy komunikacji oraz zwiększenia zadowolenia zarówno klientów agencji pracy, jak i pracowników tymczasowych. Dzięki szybkiemu reagowaniu na zmiany oraz zapewnieniu płynnego i przejrzystego procesu rekrutacji i zarządzania pracownikami, firma buduje trwałe relacje z klientami oparte na zaufaniu i profesjonalizmie. Ponadto, pracownicy tymczasowi doceniają prostotę oraz elastyczność w wybieraniu zmian pracy przez aplikację mobilną, co przekłada się na zwiększenie ich zaangażowania i lojalności wobec agencji pracy.
Dzięki Asystentowi HR, agencja PARETTi zrewolucjonizowała swój proces rekrutacji i zarządzania pracownikami tymczasowymi. Co więcej, firma zyskała możliwość szybkiego reagowania na zmieniające się zapotrzebowanie personalne, minimalizując koszty operacyjne do jednej osoby koordynującej aplikację. To obniżenie kosztów, w połączeniu z większą efektywnością operacyjną i zadowoleniem zarówno pracowników, jak i klientów, przyniosło ogromne korzyści dla agencji.
Asystent HR doskonałym narzędziem dla agencji pracy
Asystent HR od ShiftME stanowi doskonały przykład tego, jak nowoczesne technologie mogą rewolucjonizować branżę HR. Dzięki temu rozwiązaniu, agencja pracy osiągnęła wyższy poziom efektywności operacyjnej i zadowolenia klientów. Wprowadzenie Asystenta HR przyczyniło się do przyspieszenia procesów rekrutacji oraz zarządzania pracownikami tymczasowymi. Eliminacja zbędnych procedur manualnych oraz automatyzacja kluczowych etapów procesu przekłada się na znaczącą oszczędność czasu i kosztów. Asystent HR nie tylko usprawnił działalność agencji pracy, ale także podniósł standardy obsługi klientów, umacniając jej pozycję jako lidera w branży leasingu pracowniczego.
Możemy pomóc też Twojej firmie – wypróbuj narzędzie za darmo
Czy Twoja firma również boryka się z wyzwaniami w zarządzaniu pracownikami? Nie czekaj, współpracuj z nami i zrewolucjonizuj swoje procesy HR dzięki Asystentowi HR od ShiftME. Skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak możemy pomóc Twojej organizacji osiągnąć wyższy poziom efektywności.