Jak radzisz sobie z podpisywaniem umów, gdy nie ma możliwości osobistego spotkania? 

Co zrobić, kiedy potrzebujesz podpisać dokumenty na już, a Twój zespół pracuje zdalnie? 

W obliczu dynamicznych zmian na rynku pracy, elastyczność staje się kluczowa. Nasze narzędzie, Asystent HR, oferuje rozwiązanie na miarę nowych wymagań biznesowych. Dzięki niemu możesz podpisać ważne dokumenty szybko i bezpiecznie, bez względu na to, gdzie się znajdujesz! A to wszystko poprzez nowoczesne podpisy elektroniczne.

Elastyczność pracy a podpisywanie dokumentów

Asystent HR z funkcją zdalnego podpisywania umów staje się niezastąpionym narzędziem dla współczesnych pracodawców. Tradycyjne procesy podpisywania dokumentów stają się utrudnieniem, zwłaszcza w sytuacji, gdy pracownicy są rozproszeni geograficznie, pracują zdalnie lub są często w podróży służbowej.

Poprzez nasze narzędzie, pracownicy oraz pracodawcy mogą w szybki i bezpieczny sposób potwierdzić ważne umowy z dowolnego miejsca na świecie, eliminując konieczność osobistej obecności w biurze. Wprowadzenie tej funkcji staje się zatem nie tylko rozwiązaniem ułatwiającym pracownikom życie, ale także ważnym elementem strategii biznesowej, gwarantującym większą elastyczność.

Ponadto, Asystent HR umożliwia wybranie 3 różnych form podpisów elektronicznych – od zwykłego podpisu ShiftME, przez zaawansowany, aż po kwalifikowany. To sprawia, że narzędzie to jest dostosowane do potrzeb różnorodnych przedsiębiorstw. Dzięki temu, firma może skutecznie adaptować procesy podpisywania do charakterystyki danej transakcji, zachowując jednocześnie niezmienną jakość i bezpieczeństwo prawnego aspektu każdego podpisu. 

Jakie są rodzaje podpisów elektronicznych?

1. Zwykły podpis elektroniczny ShiftME

Zwykły podpis elektroniczny niekwalifikowany to podstawowy rodzaj podpisu elektronicznego. Jest mniej zaawansowany technologicznie niż podpis zaawansowany i kwalifikowany oraz nie jest oparty na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Może być stosowany w mniej formalnych transakcjach.

E-podpis ShiftME jest bezpieczny, spełnia wszystkie regulacje i wymogi dotyczące ochrony danych osobowych. Usługa zawiera również zdalną weryfikację tożsamości, która przeprowadzana jest sprawdzonymi metodami online w zaledwie kilka minut. 

Zastosowanie – do czego użyjemy zwykłego podpisu elektronicznego ShiftME?

Podpisu ShiftME możemy użyć do wszystkich dokumentów, które nie wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Większość dokumentów, takich jak umowy, wnioski, raporty lub oświadczenia, które nie muszą być w formie pisemnej, może zostać zatwierdzona zwykłym podpisem elektronicznym.

2. Zaawansowany podpis elektroniczny 

Podpis elektroniczny zaawansowany umożliwia potwierdzenie tożsamości i autentyczności osoby podpisującej oraz zabezpieczenie dokumentów w środowisku cyfrowym i zachowanie jego integralności. Jest bezpieczny i spełnia wszystkie normy.

Podpis zaawansowany jest tańszą opcją i nie posiada takiej samej mocy prawnej jak kwalifikowany. W przypadku bardziej formalnych transakcji oraz spraw prawnych może nie zostać zaakceptowany i konieczne będzie zastosowanie podpisu z certyfikatem kwalifikowanym.

Zgodnie z rozporządzeniem europejskim eIDAS, dokumenty podpisane przy pomocy zaawansowanego podpisu elektronicznego mają skutki prawne i mogą służyć jako dowód w postępowaniu sądowym.

Zastosowanie – do czego użyjemy podpisu zaawansowanego?

Podpis elektroniczny zaawansowany jest często używany do codziennych dokumentów, takich jak umowy handlowe czy oświadczenia, gdzie priorytetem jest oszczędność czasu i dostępność.

Znajdzie zastosowanie również do formalności o charakterze wewnętrznym w firmie, takich jak oświadczenia składane przez pracodawcę. 

3. Kwalifikowany podpis elektroniczny

Kwalifikowanym podpis elektroniczny, to najwyższy standard podpisu elektronicznego. Opiera się on na kwalifikowanym certyfikacie, który jest wydawany przez akredytowanego, zaufanego dostawcę usług, np. Narodowe Centrum Certyfikacji (NCC) lub Polskie Centrum Certyfikacji (PCC). Posiada pełną moc prawną i jest równoważny z tradycyjnym podpisem własnoręcznym. Daje on największą pewność co do tożsamości osoby składającej podpis. E-podpis kwalifikowany jest więc uznawany przez prawo i jest wiążący dla stron umowy w przypadku sporów prawnych. 

Zastosowanie – do czego użyjemy podpisu kwalifikowanego?

Podpis kwalifikowany zastępuje podpis odręczny i może być zastosowany wszędzie – zawsze ma najwyższą moc prawną. Jest używany w przypadku druków, które wymagają wyższego poziomu uwierzytelnienia i autentyczności, takich jak na przykład umowy o pracę.  Jest wymagany w bardziej formalnych i kluczowych transakcjach, zwłaszcza tam, gdzie bezpieczeństwo i pełna moc prawna są niezbędne.

Asystent HR przeprowadzi Cię przez proces podpisu elektronicznego

Obsługa elektronicznych podpisów w Asystencie HR to jedna z kluczowych korzyści dla pracodawców, którzy chcą wprowadzić nowoczesne technologie bez generowania dodatkowego obciążenia dla swoich pracowników. Interfejs użytkownika został starannie zaprojektowany, aby nawet mniej zaawansowani technologicznie użytkownicy mogli korzystać z tej funkcji bez żadnych trudności.

Asystent HR przeprowadzi Cię przez cały proces zdalnego podpisania dokumentów elektronicznie oraz pomoże w weryfikacji tożsamości. Narzędzie ma przygotowaną całą ścieżkę, dzięki której uzyskanie podpisu stanie się łatwe i szybkie.

Nowoczesny podpis elektroniczny – wpływ na doświadczenie pracownika

Wprowadzenie funkcji zdalnego podpisywania umów przez Asystenta HR nie tylko skraca czas potrzebny na formalności związane z podpisywaniem dokumentów, ale również staje się kluczowym elementem w budowaniu pozytywnego doświadczenia pracownika. Pracownicy zyskują poczucie pewności, że nawet w obliczu zmian technologicznych, są w stanie skutecznie korzystać z narzędzi, co wpływa na ich ogólne zadowolenie z warunków pracy.

To narzędzie nie tylko usprawnia formalności, lecz także aktywnie wspiera atmosferę elastyczności, adaptacyjności i komfortu w miejscu pracy. Korzystanie z podpisów elektronicznych wpływa na pozytywne postrzeganie firmy, jako pracodawcy dostosowującego się do współczesnych standardów.

Ochrona danych, zgodność prawna i rozporządzenie eIDAS

Bezpieczeństwo danych i zgodność prawna są kluczowymi priorytetami w kontekście elektronicznego podpisywania dokumentów w Asystencie HR. Elektroniczne podpisy opierają się na zaawansowanych technologiach i certyfikatach, co gwarantuje najwyższe standardy bezpieczeństwa.

W związku z coraz surowszymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, Asystent HR dba nie tylko o integralność informacji, ale również zapewnia zgodność z aktualnymi przepisami prawnymi, w tym dyrektywą eIDAS (Elektroniczna Identyfikacja i Usługi Zaufania). Dyrektywa eIDAS reguluje stosowanie elektronicznych podpisów, zapewniając im prawną ważność na terenie Unii Europejskiej. Dzięki zastosowaniu standardów i protokołów określonych w dyrektywie eIDAS, Asystent HR zapewnia bezpieczne i zgodne z prawem podpisy elektroniczne, co stanowi istotny element w dzisiejszym środowisku biznesowym. Zawieranie umów odbywa się z pełnym poszanowaniem prywatności danych, co jest niezwykle istotne zarówno dla pracodawców, jak i pracowników.

Zdalne podpisywanie dokumentów – łatwo uzyskaj podpis elektroniczny dzięki Asystentowi HR

Zdalne podpisywanie dokumentów w Asystencie HR to ważna funkcja, która niezwykle ułatwia pracę przedsiębiorcom. Elektroniczne podpisy, dostępne w różnych rodzajach, eliminują bariery związane z pracą zdalną, przyspieszają procesy biurokratyczne i podnoszą poziom bezpieczeństwa.

Intuicyjny interfejs użytkownika sprawia, że nawet mniej zaawansowani technologicznie pracownicy mogą korzystać z tej funkcji. Wprowadzenie zdalnych podpisów skraca czas formalności, wspierając jednocześnie atmosferę elastyczności i komfortu w miejscu pracy.

Ochrona danych i zgodność prawna są naszymi priorytetami, a elektroniczne podpisy w Asystencie HR spełniają najwyższe standardy bezpieczeństwa. W rezultacie, Asystent HR nie tylko usprawnia procesy administracyjne, lecz także tworzy pozytywne doświadczenie pracownika, wspierając adaptacyjność firm w nowoczesnym środowisku biznesowym.

Wypróbuj funkcję zdalnego podpisywania dokumentów za darmo!

Asystent HR to narzędzie, które sprawi, że zarządzanie personelem stanie się prostsze i bardziej efektywne niż kiedykolwiek wcześniej. Zachęcamy do przetestowania aplikacji i doświadczenia korzyści, jakie niesie ze sobą nowoczesne rozwiązanie.

Możesz testować całą aplikację Asystenta HR zupełnie za darmo! Wypróbujesz takie funkcje jak automatyczne zbieranie danych od pracowników, generowanie dokumentów kadrowych, zdalne podpisywanie umów czy wsparcie w ewidencji godzin pracy.

Zapisz się na darmowy okres próbny już dziś! Bez zobowiązań, bez podawania karty, wystarczy Twój adres e-mail oraz numer telefonu. Wypełnij formularz i ciesz się inteligentną automatyzacją procesów HR!

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)